Les ensembles de documents de SharePoint

Les ensembles de documents (ED) existent depuis SharePoint 2010. À leur début, ils visaient à remplacer les dossiers d'une biblio de documents.

Comme illustré ci-dessous, un ED est un type de contenu qui possède, entre autres, des colonnes de site et des documents de différents types de contenu. Les valeurs des colonnes de l'ED peuvent être héritées par ses documents internes.

Depuis 2019, Microsoft a corrigé plusieurs lacunes des ED, dont

✅ leur imbrication par glisser-déposer et "Déplacer vers" ,

✅ l'héritage des colonnes réappliqué suite à un déplacement ou une copie de documents entre deux ED.

Aujourd'hui, il est évident que les ED ne sont pas les bienvenues dans les sites-teams, l'intranet et OneDrive.
Les dossiers réguliers y font très bien l'affaire.

Seules les biblios des sites GED pourraient accueillir des ED. Toutefois :

❌ Créer un ED n'est pas simple: nombreux clics avec une UX 2010.

❌ Un ED ne peut être créé que de l'interface web. Amen.

❌ Ne jamais copier un ED de Windows, il se changera en dossier👎🏽.

❌ Les ED sont des types de contenus souvent hiérarchiques pour lesquels des solutions plus simples et modernes existent.

❌ Filtrer les documents des ED requiert un affichage sans dossier qui ne fonctionnera qu'avec moins de 5000 documents.

Ces déficiences chroniques sont importantes,

mais voici le COUP DE GRÂCE :

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L'emploi de ED impose l’insertion de documents dans des dossiers GED, ce qui sabote les tris, les regroupements et les filtrages des documents.

❌❌❌

La solution est pourtant simple pour éditer directement les métadonnées des documents, car dans les sites GED, les documents proviennent surtout des sites Teams (rapports, évaluations…) ou de courriels externes (appels d’offres, contrats…).

Aujourd’hui, il suffit de les glisser et de leur associer des métadonnées en lot dès leur dépôt, rendant superflu l’usage de ED.

EN CONCLUSION, malgré les efforts de Microsoft pour moderniser les ED, ils restent marqués par leur vétusté. De surcroît, leur utilisation par le personnel entraînerait inévitablement des cafouillages.

Oubliez les ED, passer à des solutions modernes et plus flexibles.