Délestage du classique de SharePoint Online

Voici les éléments à éviter de SharePoint classique et ceux qui sont encore nécessaires d'utiliser. Depuis 2021 Microsoft fait lentement le ménage dans SharePoint, mais certains services classiques demeurent encore requis. Un regain de rigueur et une priorité à l'expérience utilisateur (UX) seraient bénéfiques par Microsoft.

Plus de 20 ans d'historique de SharePoint ont engendré plusieurs vestiges

Voici l'état de la situation à la fin 2024.

Furent supprimés par Microsoft 👍🏼

• Boite aux lettres de site ↗️

• SharePoint Designer et InfoPath: remplacé par PowerApps …

• Listes classiques spécialisées : sources de limitations techniques et d'aberrations d'usage.

• Autres horreurs dont les flux d'actualités classiques et sites communautaires qui ne méritent pas d'être remémorées ici. Elles ont été filantes et sont aujourd'hui bien enterrées !

À proscrire ⛔

• Collection de sites et sous-sites : ont été remplacés par les sites hubs et les sites de communication.

• Sites d'équipe classique, portail de publication, centre de documents, blogues, sites wiki.. sont tous des sites à éviter. Aujourd'hui, ne créez manuellement que des sites de communication: les sites d'équipe étant tous créés automatiquement par Teams.

• Menu classique de site, bibliothèque, liste et engin de recherche classique ↗️ : si tous vos sites sont modernes, ces menus et services classiques ne referont pas surface.

• BCS (Business Connectivity Services) remplacé par PowerApps …

Toujours nécessaire en format classique 😕

Ce sont les pages des paramètres avancés des sites, des bibliothèques (documents et pages), des listes et des alertes: incluant toutes les pages liées à ces pages de paramètres. J'en ai compté une bonne centaine.

Ces pages portent toutes le segment d'URL "/_layouts/15/", dit "fantôme" car externes aux BD de SharePoint. Toutes ces pages sont les relents du passé. Elles n'offrent ni l'expérience utilisateur, ni les menus des pages, ni les paramètres ⚙️ modernes.

Malheureusement, certaines de ces pages sont encore requises, dont celles des “Paramètres avancés des autorisations” (comme illustré) : Il y est facile d'y commettre des erreurs ou de s'y perdre par manque de contexte. Même les bogues de 2010 y sont encore présents.

Chère équipe Microsoft, il est temps de dépoussiérer ces pages dans un futur très proche... comme, avant la prochaine décennie 🙄

À propos de ces composants classiques de gestion de contenu 👎🏼

Ces dernières années, ces quatre composants classiques de gestion de contenu sont devenus obsolètes, éclipsés par le succès de 1) Teams, des 2) sites hub, des 3) sites sans sous-sites et sans héritage de types de contenu et de colonnes de site, des 4) listes modernes, des 5) automatisations de gestion avec Power Automate, de la 6) copie simplifiée des bibliothèques et de listes, de 7) l’édition groupée des colonnes et de 8) l'intégration du moteur de recherche à l'échelle de Microsoft 365 :

1. Les types de contenu et les colonnes de site. L'effort pour les concevoir et les maintenir n'en vaut plus la peine. Ils ont toujours été très fragiles à une édition structurelle (et dont l'UX est demeurée classique). Je préfère maintenant diversifier les bibliothèques/listes, les relier via des indexes de listes et les gérer lorsque nécessaire avec Power Automate.

2. Les propriétés gérées du moteur de recherche : Constat similaire en ajoutant qu'elles sont complexes à mettre en place et entrainent un bogue d'affichage lorsque utilisée par la webpart "Contenu mis en évidence".

3. Les magasin de termes et les types de contenu globaux. Constat similaire même avec leur UX d'édition améliorée, il faut les surcharger de règles de conception pour bien les créer. Ils sont aussi sources d'erreurs et de confusion quant à leurs applications et tenues à jour car ils sont sauvegardés dans un hub de type de contenu SharePoint qui force à republier les changements.

4. Les mots-clefs d'entreprise associés aux pages, documents et éléments. Ils sont sauvegardés dans le magasin de termes globaux. Non seulement l'UX d'édition des mots-clefs est toujours boguée depuis 2010, vous ne pourrez les catégoriser et il est facile de s'y tromper en ajoutant des mots-clefs. De plus, l'engin de recherche et certaines commandes Powershell ne les traitent pas correctement. Les remplacer tout simplement par une ou plusieurs colonnes régulières.

En deux mots, je ne les utilise, ni les recommande,

Je les considère TOUS maintenant obsolètes.